Магазин цветов «БукетЕКБ»

БукетЕкб – сеть круглосуточных розничных магазинов по продаже цветов в городе Екатеринбург, с возможностью заказа из любой точки мира широкого ассортимента цветов, сувениров и подарков с круглосуточной доставкой по Екатеринбургу.

Сеть активно развивается, увеличивается поток покупателей, расширяется ассортимент и открываются новые торговые точки. Устоявшаяся система учёта и бизнес-процессы перестают отвечать требованиям по ведению бизнеса, поэтому возникла необходимость в автоматизации и модернизации рабочих процессов.

Специалистами компании Айтекс были проведены следующие работы:

1. Настройки и начальное заполнение автоматизированной системы
• Настройка и обучение вводу НСИ
• Первоначальная настройка и заполнение сведений о компании
• Настройки классификаторов номенклатуры и обучение заполнению справочника номенклатуры
• Настройка видов цен и обучение заполнению цен номенклатуры (скидок)
• Настройка типовых соглашений и обучение заполнению справочников контрагентов (партнеров, соглашений, договоров).
• Настройка разделов и первоначальное заполнение данных (CRM, Продажи, Закупки, Склады, Комплектация и прочее)
• Анализ данных начальных остатков и обучение вводу данных
2. Подготовка к опытно-промышленной эксплуатации
• Моделирование и согласование порядка работы с заказами клиентов, отгрузками и учета продаж
• Моделирование и согласование порядка работы с заказами поставщикам и учета закупок
• Моделирование и согласование порядка отражения складских операций
• Моделирование и согласование порядка отражения движения денежных средств и взаиморасчетов с контрагентами
• Моделирование и согласование порядка отражения производственных операций
• Обучение пользователей
3. Опытно-промышленная эксплуатация
• Настройка ролей и профилей доступа пользователей.
• Сопровождение пользователей в период опытно-промышленной эксплуатации.
• Настройка обмена с "1С:Бухгалтерия предприятия"
• Настройка обмена с терминалом "Эвотор"
4. Закрытие месяца и анализ результатов

Также были проведены дополнительные работы: Подключение и настройка торгового оборудования (Касса, сканер Штрих-кодов, принтер этикеток)

До 2024 года учет данных выполнялся в таблицах Excel и операции по учету остатков и продажам вводились вручную в соответствующих таблицах только в суммовом выражении, количественный учет отсутствовал. Операции продажи отражались в ручном режиме без использования механизмов штрихкодирования. Суммы продажи продавец рассчитывал вручную по каждой продаже, что занимало значительное время при обслуживании клиента на кассе.

Также в розничной сети требовалось разграничение магазинов: по комплектующим, по сборкам комплектующих, по сборке букетов, чтобы магазины не путались между собой, и отражалась реальная картина по ассортименту в каждой торговой точке.

Необходимо, чтобы у каждого магазина были свои комплектующие, букеты и нумерация. Чтобы магазин видел только свои комплектующие, букеты и нумерацию.

Совместно со специалистами компании «Айтекс» был проведён анализ деятельности и в качестве основной системы учёта была выбрана «1С:Управление нашей фирмой 8 ПРОФ» в облаке 1С:Фреш. Учитывая специфику деятельности и относительно небольшое количество магазинов, эта система закрывала большую часть потребностей заказчика.

Внедрение программы, создание сайта и интеграцию «1С:Управление нашей фирмой 8 ПРОФ» с сайтом выполняли специалисты компании «Айтекс».

• Финансы, управленческий учет, мониторинг показателей
1. Учет бухгалтерский, налоговый, бюджетный, включая регламентированную отчетность
1. Бухгалтерский учет
1. Банк и касса
2. Расчеты с контрагентами
3. Товарно-материальные ценности
4. Торговые операции
5. Производственные операции
6. Основные средства
7. Расчет зарплаты и кадровый учет
• Управление продажами, логистикой и транспортом (SFM, WMS, TMS)
1. Продажи (сбыт), сервис, маркетинг
1. Оформление заказов покупателей
2. Расчет нормативной себестоимости заказов
3. Ценообразование, прайс-листы
4. Учет продаж ТМЦ
5. Взаиморасчеты с покупателями
6. Розничная торговля
2. Склад и логистика
1. Резервирование ТМЦ
• Управление персоналом и кадровый учет (HRM)
1. Расчет зарплаты
2. Кадровый учет
• Закупки (снабжение) и управление отношениями с поставщиками
1. Оформление заказов поставщикам
2. Взаиморасчеты с поставщиками

В рамках внедрения программы автоматизированы следующие бизнес-процессы:

• Поступление товаров на склад в количественном выражении;
• Ценообразование (управление ценами реализации продукции);
• Маркировка товаров штрих-кодами (печать этикеток);
• Учет движений товаров между складами и розничными точками, как в количественном, так и в суммовом выражении (в ценах реализации);
• Учет комплектации (сборка, разборка) букетов и автоматический расчет продажной стоимости собранной композиции;
• Учет результатов инвентаризации и списания запасов в количественном и суммовом выражении, анализ полученных результатов;
• Розничная продажа (через POS-терминалы) цветов, букетов и композиций;
• Учет денежных средств в кассах ККМ и кассе предприятия;

Всего было автоматизировано 5 рабочих мест.

Под индивидуальные требования компании проведены работы по донастройке системы. Перечисленные доработки выполнены для того, чтобы повысить точность и удобство учета товарно-материальных ценностей в розничных ценах, и привести систему в соответствие с реальными бизнес-процессами компании, где финансовый учет ведется по ценам реализации.

• В отчет «Излишки и недостачи» добавлена колонка «Сумма в розничных ценах»
• Настроен отчет «Разница суммы в пересорте» в розничных ценах
• В документе «Комплектация» добавлена кнопка, при нажатии на которую формируется цены на комплектующую номенклатуру. Цена формируется по табличной части документа в розничных ценах
• В документе «Комплектация запасов» добавлены две кнопки: «Новый Букет», «Новая Композиция»
  При нажатии кнопки, если поле «Номенклатуры» пустое, создается новая номенклатура с наименованием: «букет 1», «букет 2», «букет 3» и т.д. Так же для «Новая Композиция».
• Создание отчета «По списанию»

В документе «Списание запасов» указывается корреспонденция, когда списывается цветок. В отчете отражена информация, сколько номенклатуры (цветков) было списано в розничных ценах. Отчет формируется за период. Отбор: по документу списания, номенклатуры, корреспонденции

За основу берется отчет «Излишки и недостачи»

Бизнес-процессы после автоматизации:

• В торговых точках обеспечен контроль движения товаров на складах, перемещения товара между магазинами и исключены расхождения баланса на кассе, упрощен процесс проведения инвентаризации.
• Разработан сценарий создания цветочных композиций и подарочных наборов, учет акций и скидок для покупателей, и главное – присвоение каждому товару уникального штрих-кода для проведения продаж и контроля остатков на складах.

Клиент отзывается о работе в программе положительно, существенную разницу в работе «до» и «после» отметили продавцы, работающие в магазинах:
«Стало очень удобно добавлять товар в чек с помощью сканера – всё автоматизировано, никаких лишних действий, записей в учётные журналы, подсчётов в калькуляторе. Процесс продажи букетов сопровождается парой кликов, и вся информация о продаже автоматически записывается в систему»

• Работы по настройке и внедрению типового/отраслевого программного обеспечения
1. Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
2. Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
3. Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
4. Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
5. Подключение специализированного оборудования (например, торгового оборудования)
6. Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика
• Продажа выбранных программных продуктов