Во время пандемии бизнес стал массово переходить на КЭДО — кадровый электронный документооборот. С работниками подписывали трудовые договоры, приказы на отпуск и командировки онлайн. Оказалось, что это удобно — только в 2022 году КЭДО стали использовать на 80% больше компаний.
Что такое КЭДО
Кадровый электронный документооборот (КЭДО) — инновационная система, предназначенная для автоматизации процессов создания, подписания и хранения кадровых документов: коллективные договоры, штатное расписание, график отпусков, заявления на компенсацию расходов в командировке.
Одно из ключевых преимуществ КЭДО заключается в его универсальности. Программой можно пользоваться с любого устройства — компьютера, смартфона или планшета. Это особенно удобно для руководителей и сотрудников, находящихся в командировках или на рабочих встречах, поскольку позволяет быстро и удобно подписывать необходимые документы.
Документы хранятся в облаке или на сервере компании. Они обладают такой же правовой силой, что и подписанные вручную.
|
Пример использования КЭДО:
|
Статистика показывает, что КЭДО чаще всего используют для оформления отпусков, командировок, расчетных листков и подписания внутренних документов, таких как устав или положение о премировании.
Зачем компаниям переходить на КЭДО
Прежде чем внедрять КЭДО, работодателю следует взвесить все за и против для себя и своих сотрудников. Переход на кадровый электронный документооборот предоставляет следующие преимущества.
- Ускорение работы. Даже если руководитель и HR-отдел находятся в разных локациях, они могут быстро согласовать график отпусков или принять нового сотрудника всего за пару кликов. Кроме того, компания экономит время на закупке бумаги, канцелярии и картриджей. Отсутствие необходимости создавать архив, распечатывать бумажные документы и пересылать их заказным письмом или курьером также значительно ускоряет работу.
- Простая работа с документами. В случае необходимости создания копий документов или подготовки отчетов по запросам налоговых или трудовых инспекций, кадровый специалист легко находит нужные файлы в системе КЭДО. Он может оперативно отправить электронный документ сразу нескольким сотрудникам, например, приказ на отпуск или коллективный трудовой договор.
- Прозрачные бизнес-процессы. Еще одно преимущество КЭДО заключается в возможности подписывать большинство кадровых документов. Компания разрабатывает маршрут для каждого документа, отслеживая его движение от отдела кадров до руководителя. Когда сотрудник получает уведомление о новом документе, он ставит электронную подпись через КЭДО или приложение «Госключ». После этого система автоматически передает файл дальше по заданному алгоритму. Это позволяет отслеживать статус документа и при необходимости напоминать сотрудникам о задержках.
- Привлекательность работодателя. Для сотрудников на фрилансе использование КЭДО в компании является значительным преимуществом. Это позволяет им работать удаленно или в гибридном режиме. Больше не нужно отправлять документы по почте или приезжать в офис для подписания бумаг. Работодатель же может находить лучших специалистов, не ограничиваясь рамками одного города или даже страны.
Принимайте во внимание и недостатки перехода на новую программу. Основной минус КЭДО заключается в том, что система подходит не для всех кадровых документов. Некоторые все равно придется оформлять в бумажном виде. Например:
- приказ об увольнении;
- акт о несчастном случае;
- трудовую книжку, если сотрудник не хочет вести ее электронно;
- документ об инструктаже по охране труда.
Еще один минус КЭДО для работодателя — программа платная. Ее нужно правильно связать с сервисами, которые уже используются, и настроить работу. Возможно, для этого придется нанять IT-специалиста.
КЭДО vs Бумажный документооборот
Если в компании меньше десяти работников и нет текучки, кадровый документооборот можно вести и на бумаге. Архив не займет много места, а расходы на канцтовары будут минимальными. Для крупной компании КЭДО — почти необходимость, потому что через отдел кадров проходит много документов.
Отличия электронного и бумажного кадрового документооборота собрали в таблице.
| Критерий | Бумажный документооборот | КЭДО |
|---|---|---|
| Скорость | Медленная обработка и передача документов, необходимость физического присутствия для работы с ними. | Высокая скорость обработки и передачи документов, доступ к ним из любой точки с интернетом. Но сотрудники могут не заметить уведомление или забыть подписать — это замедлит работу |
| Хранение | В архивах | На защищенных серверах |
| Безопасность данных | Если соблюдать условия влажности, противопожарной безопасности, не давать доступ к документам посторонним, риск потери минимален | Если соблюдать правила кибербезопасности, обслуживать ПО, риск потери минимален |
| Расходы | Затраты на бумагу, канцтовары, картриджи для принтера, конверты и оплату почтовых отправлений, а также хранение архивных документов. | Покупка и обновление программного обеспечения, электронно-цифровых подписей |
| Удобство для сотрудников | Удобство для сотрудников старшего поколения, привыкших к работе с бумажными документами. | Удобство для молодых сотрудников, привыкших к цифровым технологиям. |
Эти различия помогают компаниям выбрать наиболее подходящий метод ведения кадрового документооборота в зависимости от своих потребностей и возможностей.
Как перейти на КЭДО
У 56% компаний переход на КЭДО занял менее года, у 36% — один-три года, у 8% — более трех лет. Если взвесили все плюсы и минусы КЭДО и решили внедрить систему в своей компании, следуйте инструкции (более подробно о переходе на КЭДО – в статье.
Шаг 1. Решите, какие кадровые процессы хотите оцифровать
Распишите маршрут для каждого кадрового документа. Например, сотрудник отправляет заявление на материальную помощь, руководитель отдела его согласовывает. Отдел кадров издает приказ и направляет на подпись директору. На последнем этапе документ отправляется в бухгалтерию, которая начисляет выплату.
Шаг 2. Создайте группу для тестового запуска
Соберите не менее трех представителей разных отделов — допустим, HR-специалиста, бухгалтера и юриста. Расскажите сотрудникам о переходе на кадровый ЭДО, плюсах и минусах для них.
Шаг 3. Протестируйте КЭДО на рабочей группе
Соберите обратную связь: что было удобно, что нет. Улучшите маршруты для кадровых документов и разработайте положение об использовании КЭДО. В нем пропишите, с какой даты он вводится, кто получит доступ к системе, какие документы можно подписывать, как сотрудники будут получать уведомление, в какой срок нужно поставить подпись. Утвердите положение приказом руководителя.
Шаг 4. Интегрируйте КЭДО с другими рабочими программами
Например, «1С», CRM, онлайн-бухгалтерией и сервисом для проверки контрагентов. Это нужно, чтобы отделы могли быстро обмениваться информацией и документами.
Шаг 5. Получите от каждого работника письменное согласие или отказ
Для сотрудников переход на КЭДО добровольный. Если человек хочет и дальше подписывать кадровые документы на бумаге, вы не можете ему отказать. Поэтому важно доходчиво донести все плюсы и минусы КЭДО для работника. Обязателен ли переход компании на КЭДО, читайте в статье.
Шаг 6. Выпустите электронные подписи для сотрудников
Для этого можно использовать бесплатное приложение «Госключ» от Минцифры.
Шаг 7. Научите сотрудников работать в новой системе
Создайте инструкции и памятки — например, «Что делать, если несколько раз ввел неверный пароль и заблокировал личный кабинет». Назначьте ответственного работника, который разберется в тонкостях КЭДО и на первом этапе будет помогать другим.
Выбирайте сервисы КЭДО, опираясь на потребности бизнеса. Например, в Битрикс24 подключен «Госключ» и автоматизированы кадровые процессы. Если сотрудник подписал документ, программа переводит задачу в новый статус, затем отправляет уведомление следующему в цепочке работнику.
Если уже используете Битрикс24, заново регистрировать сотрудников в программе кадрового документооборота не нужно. Работникам надо только получить электронную подпись через «Госключ» и ввести логин и пароль для входа в систему. После можно работать с кадровыми документами там же, где и над другими задачами.
Как заказать подключение КЭДО в компании «Айтекс»
Компания «Айтекс» является Золотым сертифицированным партнёром Битрикс24 с многолетним опытом продаж, настройки и сопровождения программ Битрикс24. Заказать подключение КЭДО вы можете следующими способами:
- Оставить заявку на сайте, нажав на кнопку «Заказать услугу».
- Заказать обратный звонок на сайте. Наш менеджер свяжется с вами в ближайшее время и ответит на интересующие вас вопросы
- Позвонить самостоятельно по номеру +7 (343) 222-17-20 (Екатеринбург) или 8 (800) 201-89-00
- Написать нам на почту mail@itex.ru
Обращаем внимание, что заявки направленные в выходные и праздничные дни будут обработаны в первый рабочий день.
Обращайтесь в компанию «Айтекс». Мы с радостью поможем вашему бизнесу стать эффективнее.