Что такое «Госключ»
«Госключ» — это мобильное приложение, в котором можно подписывать документы. Работает бесплатно. Пользоваться им могут все: физические лица, самозанятые, ИП и организации.
Чтобы получить секретный ключ на электронную цифровую подпись (ЭЦП), нужен только интернет и подтвержденный профиль на «Госуслугах». Раньше их держали на внешних носителях, например на USB-токенах, а сейчас в самом приложении. Чтобы подписать документы, не нужно ничего кроме смартфона.
Как начать пользоваться «Госключом»:
- Скачайте приложение на телефон через Google Play, App Store, AppGallery или RuStore. Еще ссылку можно найти на «Госуслугах».
- Зайдите в приложение через учетную запись «Госуслуг».
- Ознакомьтесь с руководством и лицензионным соглашением. Кликните на бегунок и нажмите кнопку «Продолжить».
- Придумайте надежный пароль. Используйте комбинацию, которую точно не забудете. Иначе придется выпускать сертификат заново.
- Когда авторизуетесь в приложении, получите сертификат усиленной неквалифицированной электронной подписи (НЭП). Ее в «Госключе» выдают всем пользователям при регистрации. Для этого просто нажмите «Продолжить».
- Чтобы получить квалифицированную электронную подпись (КЭП), нажмите «Получить сертификат УКЭП». Подтвердите личность по биометрии или загранпаспорту нового образца, в МФЦ или через партнерские банки, например Россельхозбанк.
Сертификат будет готов сразу — им уже можно подписывать документы. Подпись действует в течение года, потом ее нужно обновить в приложении.
Зачем нужен «Госключ»
В «Госключе» возможно подписание документов, которые вам прислали через «Госуслуги» или другие системы ЭДО. Вы тоже сможете отправлять бумаги на подпись другим людям. Это быстрее и удобнее — не придется печатать документы и от руки ставить в них подписи.
Подписание документов через «Госключ» юридически равноценно подписи на бумаге от руки. Чаще всего приложение используют в работе с кадрами. Например, чтобы подписать трудовой договор.
У физических лиц то, что можно подписать в «Госключе», зависит от вида электронной подписи. Если у физического лица оформлена НЭП, он сможет, например:
- заключить договор купли‑продажи автомобиля;
- получить ИНН;
- отправить декларацию 3‑НДФЛ;
- подать заявление о регистрации, прекратить работу ИП или ООО с одним учредителем;
- настроить налоговые уведомления.
Если у физлица есть КЭП, возможностей больше:
- подать заявление о постановке на кадастровый учет и зарегистрировать право собственности на недвижимость;
- запретить операции с недвижимым имуществом;
- исправить ошибки в ЕГРН;
- подать заявление на развод;
- получить выписку из реестра налогоплательщиков.
Юридическим лицам перед тем, как подписывать документы усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) через «Госключ», нужно назначить ответственного сотрудника. Они могут работать с «Госключом» двумя способами.
- Представитель компании получает КЭП юрлица — для этого нужна доверенность от работодателя. Этот сотрудник сможет отправлять и принимать файлы от лица фирмы в «Госключе».
- Фирма подключает приложение к системе ЭДО. Ответственный сотрудник продолжает работать в привычной программе, а файлы уходят на подпись пользователям «Госключа».
Чаще всего «Госключ» применяют в кадровом электронном документообороте (КЭДО). Это система, через которую удаленно подписывают документы с сотрудниками.
Как использовать «Госключ» в КЭДО
1 июня 2023 года начался пилотный проект по использованию «Госключа» в госкомпаниях — к нему присоединилось больше 150 организаций. Сейчас оно необязательно, но приложение планируют использовать во всех сферах, поэтому компаниям и госструктурам лучше подготовиться.
«Госключ» чаще используют кадровые специалисты. Допустим, работник в отпуске, на больничном или в командировке. Обычно, чтобы получить его подпись в документах, приходится ждать, когда он вернется на работу. Но если работодатель использует кадровый ЭДО, а сотрудник — «Госключ», на все уйдет не больше пары минут. После подписания документы хранятся в электронном архиве.
Если у работодателя уже есть система электронного документооборота, «Госключ» можно встроить в нее. Как объединить КЭДО и «Госключ», читайте в инструкциях на портале «Госуслуги».
Какие кадровые документы можно подписывать «Госключом»:
- трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;
- коллективный трудовой договор;
- договоры о материальной ответственности;
- ученические договоры;
- заявления и приказы о приеме на работу, переводе на другую должность, отпуске.
В «Госключе» легко понять, где найти документы для подписания. Файл автоматически исчезнет из системы, если его не подписать в течение суток.
Подписанные документы хранятся в приложении всегда, но если вы его переустановите, сертификат аннулируется и все файлы удалятся. Они дублируются на «Госуслугах», но там хранятся только три месяца.
Вот пример, как работает «Госключ» в КЭДО Битрикс24. Компания подает заявку, чтобы получить секретный API-ключ для подключения. С его помощью внедряет «Госключ» в сервис, а сотрудники устанавливают приложение. HR-специалист запускает и отслеживает кадровые процессы: например, прием на работу, перевод на другую должность. Приказ или договор автоматически отправляется нужному сотруднику в приложение «Госключ». Когда он подпишет его электронным ключом, информация в КЭДО Битрикс24 сразу же обновится.
Отправлять файлы каждому по отдельности не придется — можно выбрать сразу несколько человек, целый отдел или филиал. Например, если нужно оформить дополнительное соглашение к трудовому договору в связи с индексацией зарплаты.
Подписывать заявления и договоры в «Госключе» выгодно компаниям по таким причинам, как:
- документы имеют такую же юридическую значимость, что и печатные;
- снижается нагрузка на отдел кадров;
- меньше риск получить штраф за то, что нет каких-то документов;
- сотрудники моментально получают и отправляют документы из любой точки мира;
- не нужно тратить деньги на выпуск ЭЦП и бумагу;
- можно работать со штатными сотрудниками и самозанятыми.
Как заказать подключение КЭДО в компании «Айтекс»
Компания «Айтекс» является Золотым сертифицированным партнёром Битрикс24 с многолетним опытом продаж, настройки и сопровождения программ Битрикс24. Заказать подключение КЭДО вы можете следующими способами:
- Оставить заявку на сайте, нажав на кнопку «Заказать услугу».
- Заказать обратный звонок на сайте. Наш менеджер свяжется с вами в ближайшее время и ответит на интересующие вас вопросы
- Позвонить самостоятельно по номеру +7 (343) 222-17-20 (Екатеринбург) или 8 (800) 201-89-00
- Написать нам на почту mail@itex.ru
Обращаем внимание, что заявки направленные в выходные и праздничные дни будут обработаны в первый рабочий день.
Обращайтесь в компанию «Айтекс». Мы с радостью поможем вашему бизнесу стать эффективнее.
